Công tác tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của từng ngành. Để tạo được sự tin tưởng của nhân dân, mỗi cơ quan, đơn vị cần quan tâm thực hiện tốt công tác này. Luật Tiếp công dân 2013 đã góp phần đảm bảo việc các cơ quan, tổ chức tiếp nhận được ý kiến của nhân dân liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước. Để áp dụng các quy định của pháp luật và Quy chế, Quy định của Ngành khi tiếp công dân, cán bộ được phân công nhiệm vụ cần tham khảo thêm những điểm cơ bản sau đây:
1. Giao tiếp và hướng dẫn công dân:
Theo quy định tại Điều 25 Luật Tiếp công dân 2013, khi công dân đến khiếu nại, tố cáo…thì người tiếp công dân có trách nhiệm:
- Đón tiếp, yêu cầu công dân nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền;
- Tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc hướng dẫn người đến khiếu nại, tố cáo…trình bày nội dung vụ việc;
- Hướng dẫn viết đơn hoặc ghi lại đầy đủ, chính xác nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh bằng văn bản và yêu cầu họ ký xác nhận(nếu chưa có đơn);
- Bổ sung tài liệu, chứng cứ (nếu có)
Như vậy, người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh phải mang theo giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền (nếu là người được ủy quyền), đơn khiếu nại, tố cáo và tài liệu, chứng cứ chứng minh(nếu có).
- Công dân có nhu cầu khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh mang theo các giấy tờ nhân thân và hồ sơ liên quan đến việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh (nếu có) đến nơi tiếp công dân.
- Người tiếp công dân đón tiếp, xác định nhân thân của người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; xác định tính hợp pháp của người đại diện, người được ủy quyền theo quy định của pháp luật; người tiếp công dân tiếp nhận thông tin, tài liệu do công dân trình bày, cung cấp.
- Khi người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có đơn trình bày nội dung rõ ràng, đầy đủ thì người tiếp công dân cần xác định nội dung vụ việc, yêu cầu của công dân để xử lý cho phù hợp.
- Nếu nội dung đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không rõ ràng, chưa đầy đủ thì người tiếp công dân đề nghị công dân viết lại đơn hoặc viết bổ sung vào đơn những nội dung chưa rõ, còn thiếu.
- Trường hợp không có đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn theo quy định của pháp luật.
- Sau khi nhận đơn, người tiếp công dân tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị phân loại, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Đơn không thuộc thẩm quyền thì chuyển đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Đơn thuộc thẩm quyền thì thụ lý giải quyết, đảm bảo thời hạn theo quy định của pháp luật.
2.Thông báo kết quả xử lý:
Luật tiếp công dân quy định trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, người tiếp công dân có trách nhiệm trả lời trực tiếp hoặc thông báo bằng văn bản đến người đã đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một trong các nội dung sau đây:
- Khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đã được thụ lý để giải quyết;
- Từ chối thụ lý đối với khiếu nại, tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình hoặc không đủ điều kiện thụ lý;
- Nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đã được chuyển đến cơ quan, cá nhân…. có thẩm quyền giải quyết.
3. Những trường hợp được từ chối tiếp công dân:
Điều 9 Luật Tiếp công dân 2013 quy định các trường hợp được từ chối tiếp công dân, cụ thể:
- Người trong tình trạng say do dùng chất kích thích, người mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình;
- Người có hành vi đe dọa, xúc phạm cơ quan, tổ chức, đơn vị, người tiếp công dân, người thi hành công vụ hoặc có hành vi khác vi phạm nội quy nơi tiếp công dân;
- Người khiếu nại, tố cáo… về vụ việc đã được giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình khiếu nại, tố cáo kéo dài.
Điều 4 Thông tư 06/2014/TT-TTCP có quy định khi từ chối tiếp công dân, người tiếp công dân phải giải thích cho công dân được biết lý do. Trong trường hợp vụ việc đã được giải quyết đúng pháp luật có thông báo bằng văn bản và được giải thích, hướng dẫn nhưng công dân cố tình khiếu nại, tố cáo dài thì người tiếp công dân ra Thông báo từ chối tiếp công dân.
4. Lịch tiếp công dân:
Theo Điều 24 Luật Tiếp công dân 2013, Ban Tiếp công dân ở Trung ương, Ban Tiếp công dân cấp tỉnh, cấp huyện có trách nhiệm niêm yết công khai tại trụ sở lịch tiếp công dân của lãnh đạo các cơ quan Đảng và Nhà nước ở Trung ương hoặc địa phương.
Đồng thời, cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm niêm yết công khai lịch tiếp công dân của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình tại trụ sở cơ quan, tổ chức, đơn vị, tại địa điểm tiếp công dân và công bố trên trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, đơn vị (nếu có).
Điều 12 Nghị định 64/2014/NĐ-CP có quy định: Người tiếp công dân có trách nhiệm tiếp công dân theo lịch tiếp công dân đã được công bố. Trường hợp tiếp công dân đột xuất thực hiện theo sự phân công của Trưởng Ban Tiếp công dân hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan.
5. Đối với khiếu nại cùng một nội dung:
Điều 29 Luật Tiếp công dân 2013 quy định: Trong trường hợp có nhiều người cùng khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một nội dung thì người tiếp công dân yêu cầu cử người đại diện. Việc cử người đại diện được tiến hành bằng văn bản có chữ ký của tất cả mọi người. Có thể cử nhiều người đại diện nếu có nhiều người khiếu nại tố cáo nhưng tối đa không quá 5 người đại diện.
Điều 19 Thông tư 06/2014/TT-TTCP cũng có quy định trường hợp nhiều người khiếu nại, tố cáo về cùng một nội dung, người tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại, tố cáo cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo.
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo có trách nhiệm thông báo kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo cho người khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.